Una de las cuestiones más difíciles de nuestro trabajo como diseñadores es conseguir reuniones de diseño que sean productivas y valiosas. Normalmente se suelen usar diferentes técnicas para una reunión de diseño como los focus group, las tormentas de ideas o las reuniones de diseño colaborativo.


Imagen de David Wall

Pero como todos sabemos muchas veces de una reunión de diseño no sale toda la colaboración ni se saca toda la productividad que uno desearía. Esto sucede por diversos factores: miembros de la reunión que la acaparan; temas menores que atascan la productividad; un ambiente inadecuado e incómodo, etc.

Para que esto no ocurra hay que cuidar la calidad de la experiencia de todos los participantes, desde el stakeholder más valioso al trabajador que se siente poco valorado en la empresa. Necesitamos que se encuentren cómodos y en un ambiente acogedor para que den el máximo de sí mismos y consigamos una reunión de diseño eficaz donde todas las personas se sientan valoradas y escuchadas.

Pautas para mejorar la calidad de la experiencia para un reunión de diseño eficaz

Paul Axtell, autor de varios libros y formador de equipos de trabajo, ha publicado un artículo donde da una pautas sobre cómo organizar reuniones de diseño y mejorar la calidad de la experiencia de los participantes en la Harvard Business Review, una de las revistas de negocios más reputadas del mundo. El artículo está basado en su experiencia personal y en entrevistas con gestores de talento.

Axtell da seis pautas para que una reunión de diseño sea eficaz y se mejore la calidad de la experiencia de todos los participantes en ella:

  1. Trabaja duro en hacerte (y estar) presente: tómate el tiempo adecuado en preparar la reunión y en decirle a los participantes que estás disponible antes y durante la reunión. Tómate la reunión en serio y no llegues tarde. Si estás pensando en la reunión y no relajado y despreocupado, cualquiera que quiera conectar contigo no lo hará. Preparar una reunión hace que te relajes y que puedas entender el estado de ánimo de los presentes e intentar solucionar sobre la marcha los problemas.
  2. Demuestra empatía: un buen moderador de reuniones de diseño tiene que tener empatía con los participantes. Observa, escucha, responde cortésmente a las preguntas y evita distracciones y la multitarea, es decir, deja el móvil y el ordenador a un lado durante el tiempo que dure la reunión de diseño y pon todas tus energías en ella.
  3. Gestiona y lleva la conversación durante la reunión: es bueno que pidas permiso para conducir la reunión y que marques algunas reglas para evitar distracciones:
      • evita el uso de tecnología, a menos que sea necesario para hablar de un tema
      • evita cualquier conducta que distraiga (verbal o no verbal)
      • escuchar y respeta a la gente cuando hable
      • invita a hablar a otras personas si crees que se necesita que su punto de vista sea escuchado
  4. Dedica suficiente tiempo a todos los temas para fomentar la participación: esto significa que la reunión debe tener pocos temas y más tiempo para dedicarse a cada uno de ellos.
  5. Relaja la conversación para incluir a cualquiera: Axtell dice que le gusta la idea de los turnos consecutivos para permitir que todo el mundo hable y que nadie acapare la conversación durante una reunión de diseño. Si intentas que la gente se dé cuenta de quiénes no han hablado y quiénes sí, fomentarás la participación de las personas que intervienen menos.
  6. Conecta con la gente en momentos específicos: Axtell recomienda comenzar la reunión preguntando a la gente si alguien tiene alguna duda sobre la reunión, que deberá responderse adecuadamente antes de comenzar.

Axtell afirma que “las conversaciones de alta calidad permiten a la gente dirigirlas hacia el compañerismo y la colaboración”. “Crear una experiencia de calidad cuesta, pero vale la pena”.

En el Estudio hemos hecho muchas reuniones de diseño a lo largo del tiempo por lo que los consejos de Axtell nos parecen muy válidos y muy adecuados para conseguir sacarle valor a una reunión de diseño y que sea eficaz y productiva.

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