Pautas de reclutamiento para optimizar resultados en UX Research

El reclutamiento de participantes para investigaciones con usuarios es una de las tareas más difíciles que tiene que asumir un UX Researcher. Esto es así ya que  se puede trabajar con diferentes canales, métodos y herramientas para escoger a los mejores candidatos para las pruebas, así como coordinar y organizar las sesiones tratando de minimizar imprevistos.

Uno de los factores más importantes para que los procesos de reclutamiento sean satisfactorios es escoger participantes de calidad por lo que es imprescindible comenzar definiendo los objetivos de la investigación, realizar cuidadosamente la selección y, por supuesto, ofrecer unos incentivos a los participantes acordes al proyecto y a las pruebas.

En este post te presentaré algunos consejos y pasos que pueden ayudar a realizar el reclutamiento de participantes optimizando los resultados de las pruebas.

Cómo comenzar el proceso de reclutamiento

Cuando comenzamos un proyecto de Research es fundamental seguir una serie de pasos para preparar las sesiones. Algunos de estos pasos ayudarán a definir el tipo de usuarios que debemos reclutar para nuestra investigación. 

1. Definir una metodología alineada a lo que se quiere investigar y a los recursos disponibles. Dependiendo de la metodología de investigación que se utilice la estrategia de reclutamiento que se seguirá será diferente. Por ejemplo, tendremos que definir si los participantes de las pruebas podrían ser los propios clientes de la empresa o el producto a investigar. Además, si la investigación es cualitativa o cuantitativa el número de personas a quien reclutar será diferente.
2. Determinar cómo serán las sesiones de la investigación: moderadas o no moderadas, presenciales o remotas. Esto determinará la duración de las sesiones, el número de participantes y el modo en que debemos planificar las pruebas.
3. Seleccionar el tipo de incentivos que ofreceremos a los usuarios. Esta parte no es imprescindible, pero es muy recomendable ofrecer una recompensa a las personas que están interviniendo en las sesiones de investigación. 

Una vez hemos seguido estos pasos podemos continuar con el reclutamiento de los participantes. Para ello, es fundamental definir las características de los participantes objetivo del estudio, de forma que sean representativos para la investigación. 

En definitiva, debemos investigar a todas las personas que puedan utilizar el producto o servicio con el que estemos trabajando, ya que nos darán información significativa.

Evaluación de los participantes

Cuando realizamos un reclutamiento que no es de calidad, durante las sesiones de investigación podemos encontrarnos con personas que no tienen experiencias de vida relevantes para contribuir con comentarios o conocimientos significativos. Esto puede afectar negativamente a la calidad de la investigación y, por lo tanto, a las decisiones de diseño.

El primer paso que debemos dar es definir los criterios de elegibilidad y construir el filtro de selección o el Screener de captación. Este es un paso clave del que hablaremos más adelante.

Tras definir el perfil que deben tener los participantes debemos elegir la estrategia para reclutarlos. Existen diferentes métodos que podemos utilizar:

• Agencia de reclutamiento profesional: son agencias que se encargan de la contratación de los participantes de las investigaciones con usuarios. Estas empresas trabajan en la interacción con los participantes desde la programación de las sesiones, la comunicación con los participantes y el pago de los incentivos. Este método es especialmente útil para abordar necesidades de reclutamiento especializadas. 
• Plataforma de contratación automatizada: son herramientas de reclutamiento que ofrecen un gran número de participantes. Suelen tener costes menores a las agencias de reclutamiento, pero existe un mayor riesgo de reclutar evaluadores profesionales (personas que participan en demasiados estudios con mucha frecuencia y no son representativas de los usuarios regulares). Algunas de estas plataformas son:
  • User Interviews
  • UserZoom
  • Userlytics
  • TestingTime
• Panel interno de usuarios existentes: este método se basa en reclutar personas de la base de usuarios existente que estén dispuestos a probar nuevas funciones. Puede ser excelente para reclutar usuarios experimentados de un producto, pero podemos caer en el error de no captar las perspectivas de los nuevos usuarios. 

Estos son los principales métodos de reclutamiento que podemos utilizar, pero también podemos escoger los foros o grupos en línea que nos permitan identificar a los participantes con ciertas experiencias de vida, intereses o antecedentes (por ejemplo, grupos de redes profesionales u otros grupos de redes sociales).

Una vez seleccionada la lista definitiva de participantes, es el momento de comprobar que todas las personas cumplan los criterios de selección. Para verificar que los participantes escogidos son realmente adecuados para el estudio se puede planificar una entrevista de selección de 15 minutos previa a la sesión de investigación. En ella validaremos que los usuarios son adecuados y concretaremos los detalles logísticos.

Creación del Screener de captación

Tal como he comentado antes, uno de los pasos más importantes en el reclutamiento es la selección de los participantes que se ajustan al perfil objetivo. Para ello es recomendable preparar el screener de captación en las primeras etapas del proyecto una vez se hayan definido los objetivos de la investigación. 

Un cuestionario de captación es un conjunto de preguntas que nos ayudarán a seleccionar a las personas que cumplen con todos los criterios imprescindibles que hayamos definido en el screener y filtrar a las personas que no cumplen los requisitos.

Estas son algunas de las recomendaciones para trabajar en el cuestionario:

• Filtrar por comportamientos: podemos hacer preguntas sobre datos demográficos, comportamientos, gustos o intereses. Esta información nos ayudará a clasificar a los usuarios y a seleccionar solo a aquellas personas que cumplen los requisitos.
• Eliminar al inicio a las personas no adecuadas a la investigación: es recomendable incluir al inicio las preguntas que tienen más probabilidades de descartar grandes grupos de participantes para evitar que completen todo el cuestionario.
• Evitar revelar el propósito del estudio de investigación. 
• Proporcionar la opción otra/otro para evitar que las personas se vean forzadas a seleccionar una opción sin pertenecer a ella (evitando descartar a personas por tener un perfil diferente).
• Es importante que las encuestas de evaluación sean breves y sencillas.

Últimos pasos del reclutamiento

Una vez hemos seleccionado a las personas que participarán en el estudio, tenemos que completar los últimos pasos del reclutamiento:

• Definición de la agenda: adaptada a las necesidades de los participantes. Si tienen una agenda ocupada o nos encontramos en diferentes franjas horarias que ellos, será necesario realizar las sesiones de investigación cuando ellos tengan disponibilidad. También es fundamental  contar con una herramienta para dar visibilidad a los horarios (nosotros utilizamos Google Calendar) y realizar recordatorios por email o teléfono antes de la sesión, confirmando que la agenda de los participantes no ha variado.
• Firma del consentimiento para realizar las sesiones: es fundamental definir la forma en que se solicitará y se firmará el consentimiento para asistir a las sesiones (enviar un formulario, por voz, a través de una app). 
• Entrega de incentivos: Lo más recomendable es ofrecer los incentivos inmediatamente después de concluir la sesión, así como notificar por email y confirmar que lo ha recibido.

Es muy importante seguir las buenas prácticas para que el proceso de reclutamiento sea exitoso. Esto nos proporcionará resultados más precisos en los proyectos de Research.Te explicaremos cómo realizar el proceso de reclutamiento y todas las etapas de un proyecto de Research con mayor profundidad en nuestro Programa de Especialización en Research Avanzado.