Cómo hacer reuniones online accesibles

Cuando hablamos de experiencia de las personas usuarias, la accesibilidad es un factor clave. Es una materia en la que todos deberíamos tener unas nociones básicas, independientemente del sector en el que trabajamos. 

Con el aumento del teletrabajo y la limitación de los encuentros presenciales, han aflorado nuevos requisitos a la hora de hacer reuniones online.

En nuestro trabajo, nos relacionamos con muchos clientes diferentes, y nos tenemos que asegurar de que nuestro contexto sea accesible e inclusivo. (Ver Diferencia entre diseño accesible y diseño inclusivo).

Consejos para hacer reuniones online accesibles

Para hacer reuniones online accesibles hay una serie de recomendaciones que podemos seguir para asegurarnos de que todas las personas, independientemente de sus capacidades, pueden participar sin ningún problema.

• Planificar la reunión

Cuando se organiza una reunión online lo habitual es definir la fecha en la que se va a llevar a cabo y los contenidos que se van a tratar. Sin embargo, para garantizar que las personas con discapacidad puedan participar, es necesario corroborar qué tipo de apoyos podrían necesitar.

En este punto se pueden plantear dos situaciones diferentes: que los asistentes a la reunión sean personas externas a nuestra organización, y no sepamos qué necesidades de accesibilidad pueden tener; o que las personas sean de nuestra organización, y entonces ya sepamos qué requerimientos pueden tener. 

Si no conocemos a las personas que van a participar en la reunión, lo mejor es preguntar con antelación si alguno de los participantes va a necesitar alguna ayuda de accesibilidad en términos auditivos, visuales, cognitivos u otros.

• Hacer accesible la reunión antes de empezar

Una vez que conocemos cuáles son los requerimientos de accesibilidad que necesitan los participantes en la reunión, los organizadores se tendrán que asegurar de que se implementen correctamente.

El primer punto es tener en cuenta el presupuesto del que se dispone para utilizar plataformas específicas (con transcripción en tiempo real, por ejemplo) o contratar servicios adicionales, como la interpretación en lengua de señas.

En segundo lugar, es necesario capacitar a todos los asistentes en las funcionalidades de la plataforma que se vaya a utilizar. Además, si la plataforma es nueva, es recomendable hacer primero una prueba técnica, para que después la reunión pueda fluir sin interrupciones.

También es muy importante que los materiales y los documentos asociados a la reunión tengan formatos accesibles. 

• Tener en cuenta todas las consideraciones para garantizar la accesibilidad

Dependiendo del tipo de discapacidad de los participantes necesitaremos hacer unos ajustes u otros para poder llevar a cabo una reunión online accesible.

En el caso de las discapacidades auditivas habrá que considerar la presencia de un intérprete en lengua de señas o incluir subtítulos a tiempo real. Hay que cerciorarse de que el volumen de audio del micrófono sea adecuado y se pueda ajustar según las necesidades de cada participante. Además, también es muy importante que la persona que está hablando siempre aparezca en pantalla para facilitar la lectura de labios en caso de que sea necesario. Como recomendación general, independientemente de si estamos incluyendo requisitos de accesibilidad concretos o no, hay que evitar el material audiovisual con ruidos molestos y hacer la reunión en un sitio donde el ruido ambiental no interrumpa. 

Para las discapacidades visuales hay que asegurarse de que los documentos y las presentaciones están creados de forma lógica para que los lectores de pantalla sean efectivos, y además incluyen texto alternativo donde sea necesario.

En cuanto a la discapacidad cognitiva debemos asegurarnos de que promovemos la concentración durante la reunión y se facilita la comprensión de la información, utilizando un lenguaje sencillo y claro. Podemos utilizar imágenes explicativas durante la presentación para favorecer la comprensión de la información. También hay que evitar los colores muy llamativos y cuidar que las tipografías sean claramente legibles. Otro punto importante es cerciorarse de que las reuniones no sean demasiado extensas para que los asistentes puedan mantener la atención a lo largo de toda la sesión sin problemas. La duración más adecuada de las reuniones debería estar entre 45 minutos y una hora.

Independientemente del tipo de discapacidad, lo más importante es trabajar la empatía para conseguir que todas las personas se sientan incluidas y puedan llevar a cabo su trabajo sin ningún problema.

Plataformas para hacer reuniones online accesibles

Actualmente las reuniones online forman parte de nuestro día a día, y el aumento del teletrabajo ha acelerado la incorporación de la accesibilidad a esta forma de trabajo. 

Las aplicaciones y software de videollamadas ya incluyen en sus funcionalidades ciertas consideraciones para hacer que las reuniones online sean más accesibles.

Google Meet

El servicio de videollamadas de Google es gratuito, y tiene unas características de accesibilidad muy interesantes:

• Subtítulos instantáneos: Se pueden activar los subtítulos instantáneos, aunque hay que tener en cuenta que si se graba la llamada, no aparecerán en la grabación.
• Lector de pantalla integrado: Las personas usuarias invidentes o con visión reducida pueden utilizar el lector de pantalla integrado, el zoom de página completa, el color de alto contraste y las extensiones de accesibilidad del navegador Chrome.
• Atajos de teclado: Se pueden utilizar combinaciones de teclas para controlar la cámara, el micrófono y abrir otras funciones de accesibilidad.

Microsoft Teams

Esta plataforma es gratuita para las organizaciones que trabajan con Microsoft Office 365, y también existen versiones gratuitas para estudiantes, por ejemplo. Estas son las características de accesibilidad de la plataforma:

• Subtítulos instantáneos: Igual que en Google Meet, se pueden activar los subtítulos instantáneos, aunque no aparecerán en la grabación automáticamente. Para ello hay que activar la opción de transcripción automática.
• Lectores de pantalla: La aplicación es compatible con diferentes tipos de lectores de pantalla, como VoiceOver, por ejemplo. Es compatible con software de dictado, control visual, control de voz o lupa de pantalla. También se puede activar la opción de alto contraste, o un tema oscuro o claro. 
• Atajos de teclado: Ofrece la posibilidad de utilizar las combinaciones de tecla para navegar por la interfaz.
• Soporte técnico: Microsoft tiene un soporte técnico dedicado exclusivamente a la accesibilidad que se llama Answer Desk Accesibilidad, con el objetivo de ayudar y ofrecer una mejor experiencia a las personas con discapacidad.

Zoom

Zoom también es una plataforma gratuita, aunque se pueden contratar planes con más funcionalidades. En cuanto a accesibilidad, sus características son las siguientes:

• Diferentes opciones de subtítulos: Se puede activar la funcionalidad de la transcripción en directo; los subtítulos manuales, para que una persona escriba los subtítulos durante la reunión; y también se puede integrar con otros proveedores externos de subtítulos. 
• Lectores de pantalla: Es compatible con los lectores de pantalla más comunes, como NVDA, JAWS, VoiceOver y Android Talkback. Además las interfaces visuales están diseñadas con un contraste de color y tamaño de letra para garantizar  qué es accesible para las personas con diferentes necesidades de visión. 
• Atajos de teclado: Las personas usuarias se pueden desplazar por la herramienta sin utilizar el ratón, simplemente utilizando el teclado.

Teniendo en mente todas estas consideraciones podemos conseguir que las reuniones online sean accesibles para todas las personas.

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