Uno de los objetivos que tienen en común todas las empresas es conseguir mejorar sus procesos para que sean lo más eficientes y eficaces posibles, haciendo que aumente así su competitividad en un mercado cada vez más globalizado.

La filosofía Kaizen surgió en Japón en los años 50 para reconstruir las industrias después de la Segunda Guerra Mundial, y consiste en mejorar los procesos día a día. Se encuentra dentro del marco del lean management, y está formada por las palabras kai y zen, que significan cambio y bueno respectivamente. 

Para implementar este método, todo el equipo debe proponer ideas que solucionen los problemas y mejoren los flujos de trabajo de forma progresiva. No solo se aplica al ámbito empresarial como método de gestión, sino que se trata de un modo de vida y se puede poner en práctica también para alcanzar todos nuestros objetivos personales.

Aplicándola a la gestión de proyectos, Kaizen se basa en hacer pequeños cambios, desgranando el proyecto en tareas más fáciles. De esta forma, al conseguir superar estos pequeños retos el equipo está más motivado y es más fácil avanzar.

Claves de la filosofía Kaizen

  • Cuestionarse todos los procesos que ya están implementados. Aunque funcionen, siempre hay margen de mejora.
  • Mejorar de forma continua. Para que los cambios funcionen, es más factible que se hagan poco a poco. Si se hacen cambios disruptivos, es más difícil implementarlos.
  • Solventar los problemas desde la raíz. Si solo ponemos parches a las consecuencias del problema, aunque en un primer momento pueda parecer que se ha solucionado, a largo plazo se volverá a tener el mismo problema.
  • Remediar los problemas cuando aparezcan. Cuanto antes se solucionen, requerirán menor esfuerzo y tiempo.
  • Calendarizar los cambios. Es recomendable empezar por aquellos cambios que sean fáciles para implementar los que sean más difíciles o costosos de manera progresiva.
  • Incluir a todos los miembros del equipo en la búsqueda de nuevos procesos. Todas las fases de un proyecto son susceptibles de mejora, por lo que todas las personas que forman parte del equipo pueden proponer ideas novedosas que hagan su trabajo más eficiente. 

Utilizando esta filosofía centrada en la mejora continua las empresas pueden localizar sus posibles problemas o aspectos que se pueden mejorar. De esta forma se consigue aprovechar al máximo el tiempo y recursos de los que se dispone, además de aprender de los errores para seguir mejorando y no cometerlos otra vez.

Cómo aplicar Kaizen – El método de las 5S

Uno de los métodos para mejorar los procesos es en las 5S, denominado así por utilizar palabras japonesas que empiezan por esa letra.

  • Clasificación (seiri). Consiste en analizar todos los procesos que se utilizan para eliminar los que no sean útiles.
  • Organización (seiton). En esta fase se revisan todos los procesos que ya están implementados para buscar una forma más eficiente de llevarlos a cabo.
  • Limpieza (seiso). Este punto está más enfocado a nivel personal, ya que un espacio de trabajo limpio y ordenado aumenta la productividad.
  • Estandarización (seiketsu). Una vez que se implementa un nuevo proceso, todos los empleados deben ponerlo en práctica para que funcione correctamente.
  • Mejora continua (shitsuke). Por último, hay que entender que la filosofía Kaizen no es un camino lineal con una meta, sino que hay que ponerla en práctica todos los días para que funcione con éxito.

Para que esta filosofía funcione y se mejoren los procesos de las empresas, es muy importante que ya exista un equipo de trabajo, ya que la cooperación entre ellos es clave para poder implementarlo. Además, como ya sabemos, es muy importante definir objetivos para poder actuar acorde con ellos. 

En el Estudio creemos que es muy importante conocer las metodologías de trabajo para poder aplicarlas a cada situación específica. Para aprender sobre esta y otras metodologías, estamos trabajando en un Curso UX de Metodologías y Etapas de Diseño de Producto que verá próximamente la luz y te permitirá obtener una visión holística sobre todo el proceso y aplicarlo con garantías.

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