Cómo hacer más efectivas tus reuniones de kick off de proyectos

¿Cuál es la característica que une todos los ámbitos de UX, desde el diseño hasta la investigación o la gestión? Hacer preguntas, obtener las respuestas adecuadas y actuar basándose en ellas para conseguir el mejor resultado. Pues en el planteamiento de las reuniones de equipo tampoco podría ser de otra forma.

Hoy vamos a hablar de uno de los tipos de reuniones críticas para cualquier proyecto: las reuniones de kick off. Con ellas comenzamos siempre nuestros proyectos, presentándolos a todo el equipo que va a formar parte, y así conseguir que todos los participantes tengan la misma visión de las acciones que hay que llevar a cabo. 

La clave de lo que tiene que suponer esta reunión es aclarar todas las dudas y que todos los miembros del equipo estén en sintonía con los objetivos y los plazos que hay que cumplir, así como plantear todas las dudas que puedan surgir.

En todos los proyectos hay una serie de cuestiones de las que es necesario conocer su respuesta para que el enfoque de lo que hay que hacer esté alineado para todo el equipo.

¿Cuál es el objetivo del proyecto?

Para empezar a tener una idea sobre el proyecto, lo primero que hay que preguntarse es cuál es su objetivo y propósito. Aquí también hay que preguntarse de cuánto tiempo se dispone para poder definir un marco temporal en el que realizar la ejecución de todas las tareas con garantías.

¿Cómo vamos a medir el éxito?

Para entender si el proyecto va en la dirección correcta hay que definir los KPI’s que se van a seguir y cuáles son los umbrales a partir de los cuáles podemos considerar que se ha alcanzado el éxito.

¿Quién es nuestro cliente?

Como hablábamos en nuestro post sobre la figura del Product Designer, hay que buscar el punto medio entre la empresa que crea el producto y el usuario final. Se debe definir quiénes son los usuarios o clientes y qué problema estamos resolviendo.

¿Cómo va a ser el diseño y la accesibilidad?

En esta reunión de kick off hay que definir las bases de cómo va a ser el diseño del producto, tanto en lo visual como las interacciones. Hay que preguntarse qué tareas se van a realizar, en qué dispositivos y qué va a ser necesario para utilizar el nuevo producto. 

Otra pregunta muy importante que necesitará respuesta es la accesibilidad del producto: a quién va dirigido y cómo se van a solucionar potenciales asuntos de inclusividad para no dejar a nadie fuera de su uso, es algo que hemos de tener en cuenta en las primeras fases de cualquier proyecto.

¿Qué tenemos que investigar?

También hay que plantear desde el principio qué preguntas necesitan respuesta, para así poder plantear si necesitamos obtener datos cuantitativos o cualitativos y elegir la herramienta de investigación más apropiada para nuestro proyecto.

Estas preguntas son solo algunas de las que se pueden plantear en este tipo de reuniones para conseguir que la sesión sea lo más efectiva posible y se pueda poner en marcha un proyecto.

Otros consejos

Además de tener preparadas las preguntas que hay que contestar en la reunión de kick off, hay algunos otros consejos para conseguir que sean lo más efectivas posibles. Estos son:

• Definir el momento apropiado para realizar la reunión. 
• Definir un responsable para dirigirla.
• Organizar los temas que hay que tratar a través de una agenda.
• Reservar tiempo para otras preguntas.
• Cerrar la reunión confirmando los objetivos y las tareas de cada miembro o equipo.

Las reuniones de kick off son una muy buena práctica para motivar a los equipos, porque se valoran todas las ideas propuestas. Es un espacio donde todos los participantes pueden hablar y aportar sus ideas, y se favorece la comunicación entre todas las partes.

Artículo actualizado en abril de 2022.