Focus groups en remoto en tiempos del COVID-19

Artículo traducido en español del original en inglés Conducting remote online focus groups in times of COVID-19. Autor UXAlliance.

Focus group ejemplo de un método de investigación cualitativa basado en discusiones grupales, creencias y opiniones, con un foco de observación en lo que las personas dicen y hacen. Es una técnica de investigación rápida para recopilar datos con los que podremos descubrir tendencias y oportunidades. Normalmente, en un focus group, 7–9 participantes son invitados a un debate que es guiado por un moderador, y una sesión que dura aproximadamente 2 horas.

La crisis global del COVID-19 está afectando actualmente la ejecución de los focus groups presenciales, ya que necesitamos asegurar el distanciamiento social. Recomendamos ejecutar esta metodología de forma remota (focus group online), con todos los participantes en la videollamada y el moderador liderando el debate.

Realizar un focus group digital o en remoto puede ser complicado, especialmente en el sector de la UX, pero los retos pueden superarse rápidamente si se está preparado para ajustar algunas detalles y los resultados pueden ser comparables a los de las sesiones presenciales.

Aquí indicamos algunos consejos útiles:

1. Ajustar, considerar y planificar más

• Limita el número de cada grupo a 4–5 participantes , para asegurarse de que todos los participantes tengan la oportunidad de expresar su opinión, mantenerse activos durante las conversaciones y reducir la presión sobre el moderador. Es posible que se necesite esfuerzo extra para asegurarse de reclutar los perfiles y las muestras correctas (mainstream vs. extremos). Otra opción es crear focus groups adicionales en remoto, para asegurarse de cubrir todos los perfiles de reclutamiento. En algunos casos, conducir las sesiones de un focus group de forma remota permite reclutar participantes en todo el país, ya que no tienen que acudir a un laboratorio específico.
• Los acuerdos de confidencialidad pueden ser enviados a cada participante antes de tiempo, o incluso firmarlos mediante herramientas online para ello. Por otro lado, se puede leer el acuerdo antes de comenzar la sesión y solicitar a cada participante que dé su consentimiento por voz, siendo esta grabada en la sesión.
• Los incentivos se pueden pagar fácilmente mediante transferencia bancaria o giftcards digitales (por ejemplo, una giftcard de Amazon) si así se acuerda por adelantado. Paypal Money Transfer es otra buena opción para focus groups internacionales. Otra alternativa que se utiliza habitualmente, es administrar los incentivos a través del reclutador de participantes, pero cobrará una tarifa por este servicio y puede requerir que se le abone esta cantidad por adelantado.
• Mantener el tiempo por sesión entre 60 a 90 minutos, en lugar de las dos horas que suelen marcarse en los focus groups presenciales. En realidad no existe una regla estricta sobre esto, pero realizar sesiones de 2 horas resulta más complejo si se quiere  conseguir que los participantes se mantengan más enfocados. Además propiciará más distracciones en aquellas personas que teletrabajan.

2. Encuentre la plataforma y las herramientas online adecuadas

Herramientas de videoconferencia

Las herramientas a elegir deben permitir la interacción cara a cara con los participantes, la grabación de video y la transmisión. Idealmente, los participantes pueden acceder a la sesión haciendo clic en un enlace sin necesidad de instalar ningún software. Hay algunas opciones disponibles en el mercado: Zoom, GoToMeeting, Teams, WebEx, Hangouts son algunos ejemplos muy utilizados.

A veces es útil dividir grupos en subgrupos o espacios privados, característica común de muchas herramientas de videoconferencia. Eso sí, requieren de un manejo cuidadoso. Por ejemplo, siempre vale la pena tener a mano un número de teléfono si alguno de los participantes tiene problemas para volver a la sesión del grupo.

Al moderar focus groups relacionados, por ejemplo, con la atención médica, algunos participantes pueden querer mantener un espacio privado de reunión para preservar su anonimato y privacidad. Algunas herramientas permiten a los participantes usar un avatar para preservar la privacidad. De esta manera, puede ser un poco complejo saber quién dijo qué: https://www.liebermanresearch.com/sensor/

Herramientas de colaboración

Existen interesantes herramientas de colaboración para apoyar focus groups remotos, como Whimsical, Miro y Mural. Estas herramientas no están pensadas como una alternativa a la herramienta de videoconferencia, pero pueden usarse para hacer algunos ejercicios breves con los participantes durante la sesión. Reemplazan de cierta manera las pizarras que se usan en las sesiones presenciales.

Algunos ejercicios de ejemplo son actividades de brainstorming colectivas en las que los participantes escriben ideas en post-it virtuales, trazan post-its en una matriz o mapa para priorizar elementos, o simplemente realizan un seguimiento de las las ideas y soluciones que surgen durante la sesión en de una manera visual. El moderador envía a los participantes un enlace para acceder a un espacio de trabajo visual en el que pueden colaborar simultáneamente o simplemente observar mientras el moderador está usando la pizarra virtual (por ejemplo, escribir notas, o colocar post-its sobre un elemento).

Estas herramientas generalmente funcionan bien y pueden agregar dinamismo real a la sesión, pero el tiempo necesario para preparar estos ejercicios siempre es necesario. Cuando se realizan ejercicios de subgrupos durante la sesión, un par de ojos adicionales para observar y facilitar también pueden ser de gran ayuda.

Herramientas de encuesta

Además de las herramientas de colaboración, también es posible pedir a los participantes que respondan individualmente a algunas preguntas completando una encuesta online (por ejemplo, Surveymonkey, o Google Forms) y compartan los resultados en tiempo real para el grupo como una idea de debate. Utilizar herramientas de votación online para mantener a las personas involucradas en puntos clave (por ejemplo, Pollev, Mentimeter) es otra opción positiva.

Las encuestas se pueden usar de diferentes maneras, según las necesidades de la sesión. Se pueden usar junto con herramientas de colaboración, así como mecanismo para mantener a los usuarios interesados ​​y recopilar datos reales para el debate. Sin embargo, quizás se necesite un enfoque diferente cuando se necesita una dinámica menos colaborativa, por ejemplo, donde los datos cualitativos son más importantes para recopilar comentarios sobre una idea conceptual. En este caso, un formato menos dinámico puede involucrar a más usuarios (más de 20), extrayendo información principalmente de encuestas, cuestionarios y debates en remoto.

3. Adapte la guía de discusión

• La guía de discusión debe redactarse online. Con el fin de reducir el intervalo de tiempo, reduzca la guía de discusión a 3 o 5 temas clave.
• Incluya suficiente tiempo para las presentaciones y para que los participantes se sientan cómodos en la sesión garantizando así que las personas se relacionen entre ellas.
• Considere cuidadosamente cómo compartirán información o estímulos entre sí. ¿Le pedirás a las personas que tengan un bloc de notas con ellos para que puedan escribir respuestas cortas a las preguntas? ¿Compartirás tu pantalla? ¿Necesitarás que otros compartan sus pantallas? ¿Usarás herramientas colaborativas online? ¿Compartirás estímulos antes de la sesión? ¿Puedes lograr tus objetivos solo a través de las conversaciones entre los participantes? Todas estas opciones son viables, pero habrá que responder a estas preguntas de antemano y familiarizarse con cualquier tecnología nueva. También será necesario orientar a los clientes según corresponda antes de la sesión.

4. Planifique el moderador y el note-taker

Se necesitan todas las habilidades habituales para moderar grupos, así que habrá que asegúrese de tener un moderador experto. Por encima de las habilidades habituales, el moderador no debe temer a los retos tecnológicos. El moderador debe estar familiarizado con la tecnología en caso de que algún participante tenga problemas técnicos (por ejemplo, no pueda escuchar al moderador).

La figura del note-taker siempre tiene que estar presente para que el moderador pueda concentrarse en el grupo y vigilar el monitor. Es más difícil seguir las conversaciones si no existe concentración plena.

5. Focus groups internacionales

Será preciso contar con un intérprete simultáneo. El intérprete traduce las palabras del moderador y del participante en tiempo real y de forma remota. Puede haber un ligero retraso antes de que el intérprete comience a interpretar cuando esta también sea de forma remota y, dependiendo del ancho de banda, puede haber un ligero retraso (unos segundos) debido a la plataforma de interpretación simultánea. Algunos intérpretes no se sentirán cómodos con las interpretaciones remotas a tiempo real, para hacerlo necesitarán auriculares y micrófono de calidad, y estar familiarizados con los softwares de videoconferencia.

Algunas interpretaciones simultáneas remotas (RSI) como www.interprenet.net son muy eficientes y ofrecen el servicio en multitud de idiomas. Este tipo de herramientas también son muy útiles para ejecutar tests de usabilidad internacional.

6. Comprobar la configuración tecnológica con los participantes antes de la sesión

Asegúrese de que los participantes puedan usar la plataforma seleccionada enviándoles un enlace de prueba para probar antes de la sesión. Algunas plataformas proporcionan un enlace de prueba. Alternativamente, use diferentes enlaces para cada grupo para que puedan probar el enlace usando la misma ID de reunión que la de la investigación para reducir cualquier posible confusión.

Los participantes deben probar el enlace a la plataforma en el dispositivo con el que participarán desde la ubicación exacta para asegurarse de que no haya problemas, incluidos problemas de seguridad que puedan impedir que se descarguen algunos complementos. Esto debe hacerse mucho antes del tiempo de sesión para salvaguardar este tiempo ante la resolución de problemas. Será pertinente considerar si el reclutador puede administrar este proceso.

7. Conducir las sesiones

Habrá que aplicar todas las habilidades habituales para realizar una sesión grupal, pero también será conveniente considerar:

• Solicitar a los participantes que inicien sesión 10-15 minutos antes de la hora prevista de comienzo de sesión, para que tener tiempo de conversar con cada participante y asegurarse de que las cámaras, los micrófonos, etc. funcionen correctamente.
• Preparar tarjetas para cada participante con el nombre de los participantes y los datos clave. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento y a dirigir las preguntas apropiadas.
• Es útil ordenar las tarjetas de modo que se puedan visualizar en pantalla (si es posible, algunas plataformas se reorganizan dependiendo de quién está hablando).
• Si es necesario, se pueden extraer los temas que estén fuera del debate de manera offline con los participantes al final de la sesión.

8. Gestionar los observadores ​​remotos

Al trabajar en proyectos internacionales, debido a la diferencia horaria entre la empresa de investigación y sus clientes, es posible que éstos sólo puedan ver ciertas sesiones, por lo que se recomienda en estos casos hacer un informe más detallado al final del día de lo que normalmente se haría.

También es común transmitir sesiones en streaming. Las grabaciones generalmente están disponibles para descargar aproximadamente una hora después de la finalizar la sesión y generalmente son de mejor calidad.

Si hay observadores que quieran hacer preguntas aclaratorias durante la sesión, seleccione un canal fuera de la plataforma para la prueba, por ejemplo, Slack o WhatsApp para plantear las preguntas allí. Se pueden establecer puntos durante el debate para recopilar estas preguntas y exponerlas. Aunque a menudo estas preguntas se suelen realizar hacia el final de la discusión.

9. Recopilar datos

Este proceso será la mayoría de las veces similar a las recopilaciones obtenidas en focus groups presenciales. Si se utilizan herramientas de colaboración online para recopilar información durante las sesiones, se tomará de referencia ese contenido, en lugar de recopilar post-its o tarjetas de papel durante la sesión.

10. Informe y resultados actuales

Esto no es diferente de cualquier otro informe realizado en focus groups presenciales. La única diferencia serán las franjas horarias cuando se trabaje en proyectos internacionales.

Keep calm and carry on running focus groups!

En general, si está bien preparado, el desafío de realizar un focus group remoto puede superarse fácilmente y los resultados son muy gratificantes. Esta técnica se está adoptando cada vez más a nivel internacional, por lo que, si aún no lo ha hecho, es hora de probarla.