Cómo diseñar un screener de captación de usuarios

Un screener de captación de usuarios es un documento-guía en el que se describen una serie de características que deben cumplir los usuarios para participar en una prueba de investigación, bien sea un test con usuarios, entrevistas en profundidad, prueba de card sorting, etc.

Esta guía será utilizada por la persona o personas encargadas de realizar la captación, y en función de las respuestas obtenidas por los usuarios se decidirá si se trata de un candidato idóneo para participar en dicho estudio o no. Las características descritas en el screener de captación de usuarios dependerán de los objetivos fijados para el estudio en el que van a participar cada una de las personas seleccionadas.

Screener de captación. Foto de Cognizant Technology Solutions, bajo licencia Creative Commons.

Pese a que pueda parecer lo contrario, la captación de usuarios no es una tarea sencilla. Consiste en encontrar a un grupo de personas que cumplan unas características previamente definidas, que estén dispuestos a participar en el estudio y tengan además disponibilidad para acudir el día y hora fijado para la prueba. Diseñando un screener de captación en el que se recojan los objetivos del estudio que se va a realizar conseguiremos disminuir la complejidad de esta etapa en cualquier proceso de investigación o testing con usuarios y, a su vez, obtener resultados de mejor calidad.

La captación de los usuarios es un punto crítico para que los resultados obtenidos sean lo más ajustados posible a la realidad, y por eso su importancia es más elevada de lo que en un primer momento pudiera considerarse.

La captación de usuarios puede ser realizada por el propio cliente, por la empresa encargada de llevar a cabo el estudio, o mediante una empresa externa especializada en la captación de usuarios. En un gran número de ocasiones esta captación de usuarios es realizada vía telefónica, aunque bien es cierto que puede ser realizada por otras vías (online y offline) siempre y cuando se siga el documento-guía propuesto.

A continuación os explicamos brevemente las distintas partes de las que se compone un screener de captación, y que deben estar definidas:

• Composición de la muestra: es necesario determinar el número de usuarios necesarios para la óptima realización de la prueba, el número de perfiles y los usuarios de reserva requeridos de cada uno de los perfiles determinados previamente que van a formar parte del estudio.
• Características de la muestra: en este punto es necesario establecer los diferentes rangos de edad en los que deben encontrarse los usuarios, así como el número de usuarios de cada uno de estos rangos de edad, el porcentaje de hombres y mujeres (normalmente se recomienda que sea equitativo, 50 – 50), el nivel de ingresos si fuera necesario y las características que deben cumplir los usuarios en base a las cuales se establecerán después las preguntas del cuestionario de captación.
• Agenda de citación: de cara a poder citar a los usuarios de forma correcta y que no se solapen unos con otros es importante entregar a las personas encargadas de la tarea de captación la propuesta de agenda. Esta propuesta debe tener en cuenta dos aspectos para su correcta elaboración; el primero de ellos es la duración aproximada de las sesiones, y el segundo es un pequeño descanso (mínimo 15 minutos) entre prueba y prueba por los imprevistos que pudieran surgir. Con esta propuesta de agenda conseguiremos optimizar el desarrollo de las pruebas.

Estas tres primeras partes muestran información para la persona o personas encargadas de llevar a cabo la captación, mientras que los siguientes ítems forman parte de la interacción con el usuario para valorar si es posible su participación en la prueba o no y mejorar el filtrado y la selección de los participantes en el estudio:

• Argumentario: compuesto por una breve introducción en la cual la persona encargada de la captación se presentará e informará al usuario desde donde llama. Además, en este punto es necesario indicarle el motivo por el que se está contactando con él o ella junto con una breve explicación de en qué consiste el estudio el que se le solicita su participación. Es ahora cuando es necesario conocer si la persona muestra interés o no, con el fin de continuar con la captación o en caso contrario agradecer su atención y finalizar la comunicación con este posible usuario.
• Cuestionario de captación: consiste en una serie de preguntas tanto sociodemográficas así como los requisitos que deben cumplir los usuarios que formen parte de la investigación. En función de la respuesta que los usuarios vayan dando a cada una de estas preguntas del documento-guía se pasará a la siguiente pregunta, o por el contrario se agradecerá su tiempo y se finalizará la entrevista. En los casos donde se considere necesario, pueden establecerse una serie de notas aclaratorias para las preguntas que componen el cuestionario de captación.
• Especificaciones para el usuario: parte final en la que se agradece al usuario su tiempo, se le explica que las preguntas eran necesarias para conocer si formaba parte del perfil exigido para la realización de la prueba. Si hemos llegado hasta este punto quiere decir que sí que puede formar parte del perfil previamente definido, por lo que se le confirmará el día y la hora de la prueba, la duración aproximada de la misma y el tipo de incentivo que recibirá. Además, se le solicitarán unos datos de contacto para poder reflejarlos en la agenda y ser utilizados en caso de surgir algún problema para la realización del estudio. Por último, es necesario decirle el lugar de realización de la prueba, el teléfono y la persona de contacto por la que tendrá que preguntar cuando llegue al laboratorio en el que se va a llevar a cabo el estudio.

Esperamos que esta serie de recomendaciones para elaborar un buen screener de captación os sea de utilidad. Como hemos señalado en varias ocasiones en el texto, la captación de usuarios es una etapa clave para que la realización de cualquier tipo de investigación con usuarios consiga darnos información válida y concluyente.

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