Cómo cerrar un proyecto UX sin afectar al producto

Vamos a empezar el post haciendo una pregunta que parece sencilla. ¿Cuál es la mejor forma de terminar un proyecto de UX? A simple vista la respuesta parece ser que la mejor forma de terminar un proyecto UX es terminarlo bien. La cuestión es, ¿sucede eso siempre así? Y si afinamos un poco más, la cuestión sería: ¿qué es terminar en un proyecto UX?

Gestionando proyectos desde mi mesa

Una de las cuestiones que más me ha fascinado de la evolución profesional que he experimentado desde ser un autónomo hasta manejar una empresa como CEO, ha sido descubrir para mi sorpresa que el trabajo comercial que al principio detestaba, se ha ido convirtiendo en una de las mayores satisfacciones de mi vida laboral actual.

Llevándolo a otro tipo de lenguaje, todo lo que tiene que ver con el inicio de los proyectos, y la gestión de los mismos me parece un trabajo francamente apasionante. Disfruto con ello como no os podéis ni imaginar. Y creo que eso se transmite de alguna manera a los clientes, que también disfrutan, se ilusionan y, por qué no, se emocionan con los proyectos.

Todo esto está muy bien. Todo esto tiene unos componentes que hacen que los proyectos sean ilusionantes, que es la palabra clave para trabajar con alegría y para motivar a todo el mundo involucrado en el mismo.

La cuestión es, cómo se aborda el final de los proyectos UX. Hay quien dice que hay proyectos que tienden a no arrancar y que esos mismos proyectos en su etapa final tienden a no terminar. Yo no estoy seguro de si sostendría en público una afirmación de este tipo, pero sí que es cierto que he experimentado a largo de mi carrera que hay proyectos que tienden a no terminar del todo. Que tienden a no querer cerrarse.

También he experimentado, en esta misma línea, que hay proyectos que tienen la característica de cerrarse de una manera digamos un tanto peculiar. Yo los llamo proyectos que se desvanecen. Tanto la relación con el cliente, como la comunicación con el mismo, como la propia actividad del proyecto se ven ralentizadas de tal manera que llega un momento en el que como a veces sucede en las parejas, la rutina y la posterior dejadez termina por enterrar la relación existente cualquier atisbo de movimiento.

Esto que voy a decir va a sonar horroroso, pero para evitar que un proyecto UX muera desvaneciéndose poco a poco, la mejor solución que he experimentado ha sido la de seguir una metodología mediante la cual se establezcan hitos, con actas por escrito, que permitan establecer fases tangibles, de forma que cuando se los proyectos se cierren se pueda prever este hecho con cierta antelación.

Ya digo que en estos tiempos del agile y del lean UX, puede sonar anticuado horroroso que alguien llegue aquí contando las bondades de la documentación de la gestión de proyectos en cascada. Pero es una experiencia que os puedo contar después de haberla vivido bastantes veces.

Así las cosas, si tuviésemos que analizar las formas de cerrar un proyecto UX, se me ocurre poder categorizar la situación de cuatro formas:

1. Por desvanecimiento: esto suele ocurrir por el desgaste absoluto por una o ambas partes, que lleva a la desaparición de la relación. Esto, lógicamente no tiene muy buenas consecuencias para el proyecto en sí, ni especialmente para el producto.
2. De forma abrupta: esta forma tiene que ver con la pérdida de confianza absoluta, explícita y rotunda, generalmente por parte del cliente. Aunque también puede suceder que esa pérdida de confianza tenga su base en el proveedor. También he vivido esta situación. Las consecuencias para el producto son nefastas, pero es una situación recuperable si hay buena voluntad por parte, en este caso, del proveedor.
3. Por finalización de los hitos: si se sigue una metodología clásica de gestión de proyectos en cascada donde se documenten los diferentes hitos del proyecto, conduzcan a un escenario en el que todos los hitos se han cumplido, todas las tareas están satisfactoriamente resueltas, y el proyecto tiene que darse por finalizado al no quedar ninguna tarea pendiente de completar. El producto cuando estamos en un escenario de este tipo no tiene por qué verse afectado en ningún caso, y es un escenario optimista para encontrarnos con un producto satisfactoriamente resuelto.
4. Por finalización por parte del cliente: la he experimentado en alguna ocasión, el cliente de forma repentina e inesperada da por bueno y por finalizado el proyecto. Es un escenario en el cual podemos diagnosticar una mala planificación del proyecto en nuestro lado, sin que por ello el proyecto tenga que verse necesariamente afectado. O al menos esto es así en la percepción que del proyecto tiene el cliente en su momento final.

Me pregunto si habéis llegado a leer hasta aquí, si en algún momento os habéis sentido reflejados en alguno de estos cuatro escenarios. Por supuesto, me encantaría que pudiésemos discutir este tipo de experiencias ya sea en los comentarios del post, o en algún tipo de encuentro formal o informal hablando de estas cuestiones.

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