31 marzo 2020

El equipo de Nielsen Norman Group aborda estos días un tema de gran interés para los profesionales del sector UX. En su artículo Tools for Remote UX Workshops explican cómo realizar eficazmente un workshop UX en remoto. También exponen los tipos de recursos más adecuados que se pueden utilizar en esta metodología de investigación de usuarios.

Ilustración de rawpixel.com

Planificando el workshop

Todo buen trabajo requiere de una buena preparación y planificación. De esta manera, llevar a cabo workshops UX en remoto precisa de una elección cuidada de las herramientas a utilizar. Si la selección de estas herramientas es la adecuada, se podrán mitigar algunas de las principales dificultades que pueden surgir durante estas sesiones. Los principales obstáculos que se pueden presentar son los siguientes:

  • Los participantes no están totalmente involucrados o no sienten que su aportación sea relevante. Es fácil perder concentración durante una videoconferencia que engloba a muchas personas. Si un workshop no es totalmente inmersivo, la atención de los participantes puede disminuir, diversificándose en otras múltiples tareas. Factores de distracción como el correo electrónico o las redes sociales pueden desviar la atención del foco del workshop.
  • Ciertas herramientas pueden ser intimidantes y disminuir la participación. En concreto, si una herramienta se percibe como una herramienta de “diseño”, las personas pueden sentir que se les pide que realicen un trabajo más allá de su tarea encomendada. Incluso si los participantes pueden estar dispuestos a contribuir en la sesión, es posible que se muestren reticentes a aprender una herramienta nueva.
  • Los participantes tienen una disponibilidad de tiempo limitada. Es importante tener este factor en cuenta a la hora de planificar los workshops. Además, las sesiones generan fatiga, y este hecho hace poco recomendable planificar sesiones consecutivas en un corto espacio de tiempo, especialmente cuando hablamos de sesiones en remoto.

Tipos de herramientas colaborativas

Antes de comenzar a investigar o probar cualquier herramienta, la primera pregunta que debe hacerse es: ¿Se busca un workshop síncrono o asíncrono?. La respuesta a esa pregunta condicionará las características de la herramienta a elegir.

Workshops síncronos

Los workshops síncronos (es decir, sesiones en vivo en las que todos participan al mismo tiempo) son beneficiosos a la hora de realizar una tarea de manera rápida y eficiente. En este tipo de workshops se necesita:

  • Agendar slots de tiempo.
  • Llamamiento claro a la videoconferencia. En la convocatoria del evento, se debe incluir información suficiente sobre la videoconferencia para que las personas puedan verse y comunicarse en tiempo real. Si cada participante activa su webcam aumentará el nivel de involucración en la sesión, evitando que las personas realicen múltiples tareas.
  • Herramienta de colaboración. Será necesario un soporte digital para recopilar las ideas y observaciones que vayan surgiendo durante la sesión. Tampoco se debe olvidar incluir un espacio para que los participantes anoten sus propias contribuciones en tiempo real.

Workshops asíncronos

Los workshops asíncronos (en los que las personas contribuirán durante el tiempo x, y de manera independiente) son los más adecuados para los equipos que mantienen una gran cantidad de reuniones o para workshops donde no es necesario un resultado rápido. Para estos tipos de workshops los puntos a considerar son:

  • Una fecha límite para la finalización del proyecto. Este factor es clave ya que la dilación en el tiempo no es beneficiosa en esta modalidad. Tratándose de workshops asíncronos, las deadlines juegan un papel muy importante.
  • Herramientas de colaboración. También en este caso es necesario un espacio digital donde los participantes puedan plasmar sus ideas y observaciones. Las herramientas con control de versiones (o la capacidad de ver el historial de cambios) serán de gran ayuda en este tipo de workshops.

¿Cómo elegir la herramienta más adecuada?

Dependiendo del tipo de workshop que se esté llevando a cabo, existirán diferentes objetivos y distintos tipos de UX deliverables (entregables).

Estas son las principales características de las herramientas para los distintos tipos de workshops:

Workshops generativos

El objetivo principal de estos workshops es generar y organizar un gran volumen de contribuciones e ideas. Las metodologías más idóneas a utilizar en este caso son:

Los puntos principales que habrá que buscar dentro de estas herramientas son:

  • Que permitan organizar una gran cantidad de información “plana”, es decir, sin jerarquizar. Es importante que la información recibida, antes de ser analizada, sea expuesta sin ninguna jerarquía, para que pueda ser observada uniformemente. Por lo tanto, es recomendable evitar aplicaciones basadas en listas y sustituirlas por aplicaciones que puedan crear diagramas que muestren relaciones entre elementos (mapas, diagramas, gráficos).
  • Que resulten fáciles de editar. Para fomentar la creatividad y un alto volumen de contribuciones, es ventajoso utilizar una herramienta que permita modificar o reformular cualquier elemento o grupo de elementos de manera rápida y fácil. Las aplicaciones con la funcionalidad drag and drop son particularmente buenas para este propósito.

Aplicaciones de utilidad para este tipo de workshops:

Workshops evaluativos

El objetivo en este tipo de workshops es evaluar y priorizar un conjunto de elementos previamente filtrados.

Las metodologías más eficaces en estos casos son:

Por otro lado, los principales focos a discernir en este tipo de workshops son:

  • Garantizar que la votación sea posible y democrática. Si bien la votación se puede hacer de muchas maneras (a través de anotaciones, comentarios, o marcadores), hay que asegurarse de que los votos sean verdaderamente democráticos y cuenten por igual independientemente del rol de cada participante.
  • Contemplar el anonimato en las votaciones. Si un tema es sensible o de alto riesgo, el anonimato puede ser importante para mantener la armonía del equipo y evitar posibles tensiones. En este caso, quizás se necesite incluir otras herramientas (como una encuesta o un formulario) para garantizar dicho anonimato.
  • Visualizar las prioridades resultantes. Esta capacidad permitirá a los equipos visualizar las prioridades establecidas por votación. De esta manera se pueden reflejar los aportes del equipo, aumentando así la eficiencia en la obtención de resultados.

Aplicaciones de utilidad para este tipo de workshops:

Workshops de mapeo

El objetivo de los Workshops de mapeo es mapear un user journey o proceso de negocios a través de una serie fases. Las metodologías más recomendables en este caso son:

Las herramientas que se utilicen en estos casos deberían permitir:

  • Alinear y agregar rápidamente filas y/o columnas. Al mapear, se precisará una herramienta que pueda alinear elementos rápidamente incluso cuando se agregan nuevos objetos. Por esta razón, una hoja de cálculo es una herramienta sorprendentemente buena: realiza toda la alineación y el movimiento automáticamente. De esta manera el equipo puede centrarse en en el contenido del mapa, sin tener que preocuparse por el diseño del mismo.
  • Anidar objetos entre sí. Esta capacidad no es crucial para los workshops en tiempo real (síncronos), ya que puede consumir un tiempo valioso, pero puede marcar una gran diferencia en los workshops asíncronos porque ayuda a proporcionar contextos muy útiles.

Aplicaciones de utilidad para este tipo de workshops:

Como se puede observar, categorizando los distintos tipos de workshops UX, y evaluando las necesidades de cada uno de ellos, conseguiremos dinamizar estas sesiones eficientemente, obteniendo unos resultados eficaces. Estos resultados serán de gran utilidad para mejorar la experiencia de usuario de nuestros productos digitales.

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