Uso de Trello para seguimiento y coordinación en diseño de prototipos

Trello es una herramienta online que, a través de sistema de tableros y tarjetas, permite gestionar y organizar proyectos y es increíblemente útil para trabajar de forma colaborativa. Sirve tanto para coordinar tareas de un proyecto, como para hacer el seguimiento del rendimiento de diferentes proyectos de una empresa, por ejemplo. Su sencillez hace que sus posibilidades sean prácticamente infinitas. Además, se trata de una herramienta que ha trabajado duro para mejorar su experiencia de usuario.

Seguimiento TrelloSeguimiento de tareas con Trello.

Uno de los usos recurrentes que en el Estudio hacemos de Trello es realizar la coordinación de diseño de prototipos, de tal forma que podemos gestionar correctamente todos los elementos y páginas que debemos prototipar en un proyecto de conceptualización.

Contamos con varios clientes, tanto empresas de ámbito local como grandes multinacionales que cotizan en el IBEX-35, donde estamos trabajando en la conceptualización de nuevos productos digitales o servicios o en el rediseño de los mismos. Por tanto, es necesario organizar y priorizar los elementos a diseñar, quién(es) se responsabiliza de cada tarea, cuándo deben estar listas, etc. Además, como parte del equipo de trabajo, en ocasiones también pueden participar otros proveedores, por lo que la coordinación entre todos los miembros es crítica para lograr una buena gestión del proceso de diseño de producto.

Para llevar un control de todas las tareas de diseño del proyecto podemos hacer uso de Trello de diferentes formas. A continuación os mostramos algunos ejemplos de cómo lo estamos utilizando.

Seguimiento mensual del proyecto

Si necesitamos llevar un seguimiento mensual del proyecto, podemos crear un panel estableciendo en cada lista los meses del alcance temporal del proyecto. Si trabajamos con metodologías ágiles, podemos incorporar una columna con el backlog de tareas para ir asignando a cada columna mensual a medida que se prioricen en ese sprint mensual. De esta forma, priorizamos aquellas tareas que tienen mayor relevancia situándolas en los primeros meses y podemos hacer un seguimiento de un vistazo del estado de situación.

Dentro de cada lista, incorporamos como tarjetas las características o funcionalidades que se vayan a trabajar en ese mes. Además, podemos incorporar en cada tarjeta las personas implicadas en esa tarea, una fecha de compromiso para completar la tarea e incluso un código de colores que ayude a identificar el estado de cada tarea: pending (naranja), in progress (amarillo), on hold (rojo), done (verde), por ejemplo.

Seguimiento de tareas por mesesSeguimiento de tareas por meses.

Seguimiento del estado de las tareas

Si lo que nos interesa es poner la atención sobre el estado de las tareas, podemos crear un panel estableciendo como listas todos los estados por los que pueden pasar nuestros diseños (pendiente, en curso, pendiente de validación, validado, terminado, por ejemplo). Esto es especialmente útil si, además del diseño de los prototipos, también necesitamos coordinar las fases de diseño visual, implementación, testing, etc. Para identificar estas fases podemos crear listas independientes, tal y como se explica en la siguiente imagen.

Seguimiento del estado de las tareas Seguimiento del estado de las tareas

Seguimiento por responsables de tareas

Finalmente, si nuestro principal objetivo es organizar las tareas que debe llevar a cabo cada persona o los diferentes equipos de trabajo, podemos crear un panel de Trello estableciendo como listas los responsables de las diferentes tareas. Unido al etiquetado con un código de colores, podemos conocer las tareas iniciadas y terminadas, por ejemplo.

Seguimiento por responsables de las tareasSeguimiento por responsables de las tareas.

Otra posible forma de organizar el trabajo, tanto los responsables de las tareas como por su estado, es crear listas independientes para cada responsable y estado, dentro del mismo tablero.

Seguimiento por responsables de tareas (opción 2)Seguimiento por responsables de tareas (opción 2)

Como veis, las opciones de Trello son muchísimas y puede amoldarse a cualquier tipo de proyecto y organización del equipo de trabajo. Por tanto, es una herramienta muy útil para gestionar proyectos y coordinar las tareas de todos los miembros del equipo de trabajo durante un trabajo de conceptualización que implica a diferentes equipos distribuidos.

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