Diseño de intranets corporativas: ¿por qué es tan malo y cómo evitarlo?

En este blog hemos abordado el desarrollo de las intranet corporativas varias veces, tanto desde el punto de diseño con temas como los entornos internacionales en un entorno corporativo multinacional dentro de una intranet corporativa.


Un par de intranets de ejemplo que usan. Imagen de Paul Boag

Hoy vamos a abordar este tema desde otra perspectiva, Paul Boag empieza su artículo con un comentario de un stakeholder durante una investigación: “¿Cómo puede ser que una app que descargo en mi móvil se usarla casi instantáneamente y necesito aprendizaje para usar nuestra intranet”.

Esta misma reflexión seguro que cualquiera que hemos trabajado rediseñando una intranet empresarial la hemos escuchado (o una similar) durante el proceso de entrevistas con los usuarios de una intranet, o sus responsables para conocer el proyecto.

Paul Boag hace un par de reflexiones sobre los porqués de los fallos en las intranets:

  • Los CMS de la intranets suelen estar ajustados a un tamaño, no a varias pantallas lo que los hace inusables fuera del escritorio: hoy en día una intranet debe estar diseñada para funcionar en todo tipo de pantallas y entornos, ya que los usuarios no están en un escritorio con un ordenador, sino en un portátil, un móvil o una tablet y deben poder trabajar con la intranet en todos esos entornos, muchos CMS de intranets no están preparados para trabajo multiplataforma y ahí empiezan los problemas de falta de uso y de quejas por partes de los usuarios, la plataforma debe adecuarse a los usuarios, no al revés.
  • Los intranets deben ser diseñadas para las necesidades de los usuarios, no como periódico interno o tablón de anuncios de la empresa: muchas veces la intranet se usa más como un periódico de la empresa y sus actividades que como una herramienta útil para los usuarios de la intranet. Si una intranet no se enfoca en el trabajo y en las necesidades del día a día de sus usuarios, al final los usuarios abandonarán la herramienta y habremos gastado tiempo y dinero. Para ello deberemos identificar los usuarios tipo de la intranet y conocer las tareas que son más usadas por los usuarios.

Diseñar una intranet útil

Una vez identificados los usuarios tipo y las tareas de uso más común, Paul Boag nos recomienda hacer unos prototipos que se adecúen a los hallazgos encontrados. A partir de ellos observar si se pueden hacer cambios en el software existente para adecuarse a ellos. Sino comprobar qué software es el más adecuado a las necesidades de los usuarios que se reflejan en los prototipos, comprobando con los diferentes suministradores de software si se puede adecuar enseñándoles los prototipos y las necesidades detectadas.

Siguiendo este proceso, haremos un diseño de la intranet centrada en el usuario y en las tareas que realizan en ella, no haremos que el usuario se adapte al software que se ha elegido. Con ello, conseguiremos que el tiempo y el dinero invertidos en la intranet sean útiles. Además se debería comprobar que el software funciona en diferentes entornos y en los entornos de uso donde se vaya a usar mediante tests con usuarios y pulir los fallos que se detecten.

Una mala intranet trae costos asociados en el aprendizaje de ésta y por el abandono del uso si los usuarios la ven poco útil, de nosotros los diseñadores y de saber difundir los beneficios de una intranet con diseño centrado en los usuarios en los equipos directivos depende acabar con las intranets que no hacen más que consumir recursos, en lugar de facilitar el trabajo de las personas que trabajan con la intranet en las tareas de su día a día o en los procesos internos de la empresa como la petición de vacaciones, o la gestión del tiempo.

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