Experiencia de usuario para aplicaciones empresariales

Hoy os vamos a hablar de la experiencia de usuario en las aplicaciones empresariales y os vamos a dar unas pautas para ello.

No es lo mismo diseñar una aplicación que los usuarios usan porque les gusta que una que estén obligados a usar les guste o no. Normalmente, en un caso así estaremos hablando de una aplicación de una administración pública o una aplicación empresarial.

Centro logístico de distribución. Foto de Nick Saltmarsh

Cuando hablamos de aplicaciones empresariales nos referimos a aplicaciones como:

• Portales de recursos humanos
• Aplicaciones de seguimiento del inventario
• Gestores de contenidos
• Intranets
• Software empresarial

Todas estas aplicaciones normalmente no han pasado un filtro mínimo de usabilidad, ya que suelen estar hechas por programadores de aplicaciones de gestión que no tienen formación en usabilidad, lo cual hace que los empleados no las usen más que lo mínimo e imprescindible en la mayoría de los casos.

Puede parecer una tontería, pero una aplicación empresarial ineficiente o mal elaborada que los usuarios se nieguen a usar cuesta en dinero más de lo que cuesta un test mínimo de usabilidad previo a su implantación. En una app empresarial que no esté adaptada al contexto de uso, una tarea que no esté optimizada, que en lugar de 90 segundos cueste 3 minutos, significa que cada vez que se ejecute esa tarea se podrían ejecutar 2 si estuviera optimizada, es decir que la productividad baja a la mitad por algo tan simple como no optimizar la manera en que la gente trabaja.

Si es una tarea que se repite muchas veces en un determinado trabajo estamos haciendo que la productividad caiga a la mitad con algo que se puede solucionar tan fácilmente como con un análisis experto de usabilidad para ver qué es lo que está mal en la aplicación actual, unas entrevistas con los usuarios finales de la aplicación para conocer el contexto de uso y un test Think Aloud.

En una app empresarial, al igual que en cualquier otra, hay que optimizar las tareas que se usan el 80% del tiempo en el puesto de trabajo. En una app empresarial hay que hacer balance entre productividad y usabilidad, asumiendo que el usuario que la utiliza puede estar en una situación de estrés o de falta de atención al usarla, y que no es lo mismo inventariar la primera caja de un camión en un almacén que la última de un pool de siete camiones.

Pautas para el diseño de experiencia de UX en aplicaciones empresariales

Jordan Koschei escribió un artículo sobre diseño de UX para aplicaciones empresariales y en el que daba unas pautas que pueden servir para enfrentarse a este tipo de desafíos:

• Diseña para el usuario final, no para el cliente: en el caso de una aplicación empresarial el usuario y el cliente son gente diferente, por lo que tendrán diferente visión sobre lo que es bueno en la app. Basa tus decisiones de diseño en datos objetivos, que serán mejor entendidos, porque en un entorno empresarial será fácil que haya datos de productividad, de número de accesos a la aplicación, tiempos de uso, etc… Tienes que hacer balance entre los objetivos del cliente -normalmente la productividad-, y el de los usuarios finales, que será no tener que pensar demasiado cuando usen la app en un contexto de uso dado.
• Educa y promueve la UX, pero, sobre todo, sé flexible: en un entorno empresarial normalmente suele haber restricciones dadas (equipo y material, conocimientos técnicos, etc.) que influyen en la propuesta de solución que se dé. Tienes que conocer y ser consciente de las limitaciones, e incluso hacer una observación participante para averiguar lo que se siente en el día a día de cada trabajo dentro del proceso de investigación de usuarios. Igual es más eficiente que un usuario meta documentos en papel que haya 15 metiéndolos en una aplicación que apenas saben manejar.
• Aprende la cultura, habla el lenguaje: en un entorno empresarial, especialmente en empresas grandes o con tradición de muchos años, suele existir una cultura propia y unos modos de hacer que a veces resultan difíciles de modificar. Lo mejor es ir poco a poco, ofreciendo alternativas para ir modificando paulatinamente su visión sobre el diseño y que vaya incorporándose a su cultura empresarial. También tienes que saber si la empresa tiene una cultura altamente jerarquizada o basada en el beneficio: aprende su lenguaje para que ellos no tengan que aprender el tuyo.

En definitiva, las pautas que nos da Jordan nos ayudan a ponernos en el lugar del cliente y a conocer e investigar al cliente y sus usuarios antes de tomar cualquier decisión precipitada de diseño. El mejor consejo que os podemos dar es que tengáis paciencia y empatía, porque en los proyectos de aplicaciones empresariales se aprende siempre bastante y rápido, lo que nos dará una base para afrontar otro tipo de proyectos. Además, en este tipo de encargos al final estás mejorando las formas de trabajar de los empleados de una empresa, por lo que, modestamente, estás cambiando la vida de la gente a mejor.

En Torresburriel Estudio podemos ayudarte en el proceso de investigación con usuarios aplicando técnicas como las entrevistas personalizadas o la investigación etnográfica. Contacta ahora y cuéntanos tus necesidades para diseñar un proceso de investigación ajustado a tus requerimientos.